在深圳做工貿(mào)生意，競(jìng)爭(zhēng)這么激烈，ISO體系認(rèn)證早就不是“錦上添花”的加分項(xiàng)，而是企業(yè)要把管理做規(guī)范、把市場(chǎng)做大的必備條件了。但很多企業(yè)搭體系的時(shí)候，都遇到過(guò)一個(gè)問(wèn)題：各個(gè)部門(mén)各干各的，互相不配合，最后要么文件寫(xiě)的和實(shí)際干的不一樣，要么審核的時(shí)候反復(fù)整改，特別折騰。其實(shí)想把ISO體系搭好，關(guān)鍵就一點(diǎn)：讓生產(chǎn)、行政、銷售三個(gè)核心部門(mén)擰成一股繩，把體系要求融進(jìn)日常干活的流程里。

  生產(chǎn)崗：干實(shí)事的核心，把體系要求落到實(shí)處

  生產(chǎn)環(huán)節(jié)是ISO體系能不能落地的關(guān)鍵，直接影響最后能不能拿到認(rèn)證。生產(chǎn)崗要配合好，重點(diǎn)就兩件事：第一，嚴(yán)格按規(guī)矩干活。對(duì)照ISO9001質(zhì)量管理的要求，把從原材料驗(yàn)收、車間加工到成品檢驗(yàn)的每一步都理清楚，明確該怎么干，并且每道工序都要做好記錄，萬(wàn)一出問(wèn)題能查到根源。第二，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)說(shuō)。比如設(shè)備壞了、原材料質(zhì)量不行，別自己扛著，趕緊告訴行政和銷售，避免不合格的產(chǎn)品賣(mài)到客戶手里，同時(shí)也能幫著優(yōu)化體系文件，讓規(guī)矩更貼合實(shí)際生產(chǎn)。就像深圳有家電子工貿(mào)廠，靠著生產(chǎn)崗每天記的工序質(zhì)量記錄，精準(zhǔn)調(diào)整了采購(gòu)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，返工的情況少了很多。

  行政崗：總協(xié)調(diào)員，讓各部門(mén)配合順暢

  行政崗就像體系搭建的“大管家”，主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保障整個(gè)體系能順暢轉(zhuǎn)起來(lái)。剛開(kāi)始搭體系的時(shí)候，行政崗要牽頭成立專門(mén)的小組，把每個(gè)部門(mén)該干的活說(shuō)清楚，定好詳細(xì)的計(jì)劃和培訓(xùn)安排?？紤]到深圳工貿(mào)企業(yè)員工流動(dòng)性比較大，培訓(xùn)不用搞太復(fù)雜，簡(jiǎn)單直接講明白ISO的要求和各崗位該怎么配合就行。另外，體系文件的編寫(xiě)、審核、存檔和發(fā)放也歸行政管，要定好統(tǒng)一的文件流轉(zhuǎn)規(guī)矩，確保生產(chǎn)、銷售部門(mén)能及時(shí)拿到最新的操作文件。平時(shí)還要定期組織大家開(kāi)溝通會(huì)，收集各部門(mén)遇到的問(wèn)題，協(xié)調(diào)資源解決，讓體系能一直有效運(yùn)行。

  銷售崗：連接客戶的橋梁，讓體系貼合市場(chǎng)需求

  銷售崗天天跟客戶打交道，客戶的需求直接決定體系該怎么搭才實(shí)用。一方面，簽單前要多問(wèn)客戶的要求，比如對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間有什么特殊規(guī)定，把這些要求變成具體的指標(biāo)告訴生產(chǎn)和行政部門(mén)，讓體系搭建能跟上市場(chǎng)需求。比如外貿(mào)客戶特別看重環(huán)保，就趕緊跟行政說(shuō)，把ISO14001環(huán)境管理的相關(guān)要求加進(jìn)去。另一方面，客戶有投訴或者建議，要及時(shí)整理好交給行政部門(mén)，再由行政統(tǒng)籌生產(chǎn)部門(mén)制定改進(jìn)辦法，形成“收集需求—落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)—優(yōu)化改進(jìn)”的循環(huán)，讓體系越來(lái)越完善。

  跨崗配合：定好規(guī)矩，破解各干各的難題

  各部門(mén)能高效配合，核心是定好明確的協(xié)作規(guī)矩。企業(yè)可以成立一個(gè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)小組，由行政崗牽頭，生產(chǎn)和銷售崗各找一個(gè)專人負(fù)責(zé)對(duì)接，說(shuō)清楚什么信息要在多久內(nèi)傳遞、用什么格式、誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)。比如銷售簽完合同，24小時(shí)內(nèi)就要把訂單要求告訴行政和生產(chǎn)；行政根據(jù)訂單的緊急程度安排生產(chǎn)；生產(chǎn)崗每周跟銷售同步一次生產(chǎn)進(jìn)度，確保能按時(shí)交貨。另外，把部門(mén)間的配合情況納入考核，這樣大家才會(huì)更主動(dòng)地參與到體系建設(shè)里來(lái)。

  對(duì)深圳的工貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)，搭I(lǐng)SO體系不是某一個(gè)部門(mén)的事，而是需要所有人一起參與的工程。只要生產(chǎn)、行政、銷售各崗都清楚自己該干啥，互相配合好，就能讓體系真正落地管用，不僅能順利拿到認(rèn)證，還能實(shí)實(shí)在在提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，讓生意做得更穩(wěn)、更大。